30/11/2021
Digital Technology Insights
Etes-vous plutôt #TeamSuperman ou #TeamBatman des outils de gestion de programme ?
La gestion de projet et de programme a été développée par l’armée américaine durant les années 1940.
La gestion de programme est ancrée dans l’histoire de l’humanité
La première application des concepts de la gestion de programme a été réalisée, par les États-Unis avec la participation du Royaume-Uni et du Canada, lors du projet Manhattan dont l’objectif était de créer la première bombe atomique. Pourtant, pendant des milliers d’années et depuis la construction des pyramides égyptiennes, les êtres humains ont utilisé des formes de gestion de projet et de programme.
À partir des années 1950, les organisations ont commencé à utiliser des méthodes et techniques formalisées de gestion de programme. Mais ce n’est qu’à partir des années 1980 que certaines sociétés commerciales ont commencé à adopter les concepts et les outils de gestion de programme que nous connaissons aujourd’hui.
La gestion de programme comme garantie pour l’atteinte des objectifs
Par définition, la gestion de programme est une méthodologie de « management de projet[1] » qui consiste à appliquer des connaissances, des compétences et des principes à un ensemble de projets liés afin d’atteindre des objectifs ; et ainsi d’obtenir un contrôle et des bénéfices non disponibles si les composants[2] du programme sont gérés individuellement.
La gestion de programme est une activité complexe, composée de plusieurs phases et parties prenantes, et devant tenir compte de multiples variables (ex. ajustement de planning, évolution de l’organisation client, fluctuation budgétaire, voire incident de cybersécurité…).
Une gestion de programme efficace est généralement la combinaison de plusieurs facteurs :
- Une gouvernance unifiée pour faciliter la prise de décision dans un contexte très changeant et adapter la trajectoire si nécessaire
- Une communication permanente pour circulariser l’information et anticiper les impacts potentiels sur chaque équipe
- Un suivi régulier de la réalisation des bénéfices du programme, notamment à comparer au ROI évalué au démarrage du programme
- Un suivi des risques et des menaces relatifs au programme, afin de mettre en place rapidement des mesures correctives
- Une organisation résiliente et performante capable de s’adapter aux changements et faire face aux challenges
- Et un outillage adapté… !
Les directeurs de programme utilisent différentes manières pour suivre les projets d’un programme et cela en fonction du contexte de l’entreprise, des types de projets et de l’expérience du directeur de programme. Le point commun dans ces modes de suivi est souvent l’utilisation du tableur Excel.
Excel est l’outil de base en gestion de programme, mais il n’est pas le meilleur !
Excel est le « Superman » des outils de base en management de projet : il est connu pour sa capacité de traitement et d’analyse des données, il permet d’effectuer des calculs et de réaliser des présentations graphiques. Excel est un outil performant, pratique et très apprécié en entreprise.
Cependant, Excel n’est pas adapté pour faire de la gestion de programme de manière trop ambitieuse.
Excel présente certaines limitations tout comme Superman dont la seule faiblesse est la kryptonite[3].
Il est néanmoins à rappeler qu’au cours des années, comme Superman, Excel a reçu de l’aide en cours de route…Grâce à sa propre « Justice League », Excel a été renforcé par des modèles prêts à l’emploi pour tous les aspects du management de projet. Ces modèles apportent une grande valeur ajoutée aux classeurs classiques d’Excel, par exemple :
- Planificateur de projet
- Suivi de projet
- Liste de tâches
- Diagramme de Gantt
- …
De plus, beaucoup d’entreprises développent en interne leurs propres modèles et les généralisent pour qu’ils soient utilisés au niveau de toute l’entreprise.
Ces évolutions et possibilités sont satisfaisantes, mais Excel continue de présenter de nombreuses limites :
Erreur sur les fichiers :
Les fichiers volumineux présentent parfois des erreurs et des pertes de saisies effectuées. Les directeurs de programme peuvent se retrouver bloqués pendant des heures à cause d’un bug d’un fichier Excel.
Saisie manuelle et absence de contrôle de l’erreur humaine :
D’une erreur de saisie peut résulter une perte de temps et d’argent. À Édimbourg[4], l’ouverture d’un hôpital pour enfants a été retardée à cause d’une erreur dans un tableur Excel. L’un des employés avait mis des critères de ventilations des salles à 4 lits à la place de ceux pour les salles de soins intensifs. L’erreur ayant été découverte après la réception des bâtiments, une indispensable remise aux normes du système de ventilation a entrainé un surcoût de 16 millions de livres sterling.
Manque d’interactivité :
Les tableurs Excel ne permettent pas d’affecter des tâches à des personnes ni de calculer les dépendances entre les différentes tâches. En plus, ils ne permettent pas l’envoi des mails d’alertes en cas de retard sur les tâches.
Sécurité des fichiers :
La sécurité des données est l’une des priorités des entreprises. Mais pour des besoins de collaboration, les fichiers Excel sont souvent partagés avec plusieurs membres de l’équipe, notamment externes. Une erreur de destinataire peut entraîner rapidement une fuite de données sensibles.
Toutes ces limitations font d’Excel un mauvais candidat pour faire de la gestion de programmes complexes. Mais c’est tout à fait normal ! Excel n’a pas été conçu pour faire du management de projet complexe.
Les alternatives à Excel pour la gestion de programme
Heureusement, il existe des alternatives beaucoup plus sophistiquées et spécialement conçues pour faire de la gestion de programme. Comme Batman, ces logiciels disposent d’un arsenal de fonctionnalités qui a été développé pour la gestion de programmes complexes.
Voici quelques exemples d’outils disponibles sur le marché (liste non exhaustive) :
La plupart de ces solutions sont proposées en mode SaaS, elles s’intègrent donc facilement dans le système d’information de votre entreprise et sont accessibles depuis n’importe quel navigateur web et appareils mobiles (tablette, smartphone, …).
Ces solutions offrent une richesse importante en termes de fonctionnalités et apportent beaucoup de valeur à l’ensemble de vos projets. A travers l’utilisation d’une plateforme unique par l’ensemble des parties prenantes, ces outils vous permettent de suivre votre programme durant toutes ses phases et de faire des reportings et arbitrages pertinents. En particulier, ces outils pourront également vous aider à mesurer et valoriser les bénéfices apportés par chacun des projets constituant le programme.
Faut-il abandonner le Superman des outils de gestion de programme ?
Malgré tout, Excel continue d’être l’un des outils les plus plébiscités pour le management de projet. Sa facilité d’utilisation et sa souplesse feront largement l’affaire pour la gestion des programmes simples et de petite taille. Mais il atteint rapidement ses limites une fois utilisé pour des grands programmes. Par conséquent, il est plus judicieux de l’utiliser en tant qu’outil complémentaire avec d’autres logiciels spécialement conçus pour la gestion de programme.
Faire le choix d’une solution spécifique de gestion de programme sera très structurant pour l’équipe, et nécessitera un accompagnement ainsi que la définition de responsabilités claires et un budget supplémentaire. Car bien entendu, les équipements de Batman sont plus onéreux que ceux de Superman, et si l’on veut rentabiliser cet investissement, il s’agira d’utiliser pleinement cet outil. L’écueil fréquent reste la non-anticipation des facteurs liés à la conduite du changement et la mise à jour d’un tel outil.
Les programmes sont composés de projets souvent complexes mettant en lien plusieurs parties prenantes : équipes projets internes, conseils, intégrateurs, éditeurs, … Cette complexité implique d’avoir un niveau important de fiabilité des données au sein de l’outil (dates, budgets, charges, etc.). Des interfaces permettront par exemple d’automatiser l’intégration de certaines données comme les imputations de temps des équipes.
Si le choix du bon outil ne garantira pas la réussite du programme, il y contribuera grandement. La direction de programme devra définir dès le cadrage de l’opportunité ou non de s’en doter. Les équipes Digital & Technology d’Almond accompagnent régulièrement nos clients sur ces problématiques, contactez-les.
Références
- [1] Le management de projet comprend la gestion de portefeuille, la gestion de programme et la gestion de projet
- [2] Projets et sous-programme
[3] La kryptonite, fragment radioactif de la planète Krypton, est le principal point faible de Superman.
Soukaïna DERAOUI
Consultante Digital Technology
Marco BELLATO
Senior Consultant Digital Technology
